Welche Zeitmanagementmethode ist die Richtige?
Mal geht es vor allem um Fokussierung, mal liegt die Betonung auf Produktivität und Timeblocking. Aktuell muss alles „agil“ sein, wenn es das Wohlwollen des Managements erhalten will. Andere machen deutlich, dass ohne Reflexion alle Bemühungen ohne Nachhaltigkeit sein werden.
Allein, dass verschiedene Modelle als Non-Plus-Ultra angepriesen werden, lässt uns vorsichtig werden. Letztlich bringen alle Methoden wertvolle Prinzipien ans Licht und haben Wirkung. Keine dieser Methoden kann also die Nabe sein, um die sich das Leben dreht. Können wir einen sinnvollen, ganzheitlichen Ansatz finden, in dem die Hauptprinzipien ihren herausragenden Platz behalten, sich aber trotzdem einem gemeinsamen Mittelpunkt unterordnen?
Fokussierung
Der Fokus ist sowohl im Privaten als auch im Berufsleben zentral. Ein Ziel ohne den nötigen Fokus ist nur schwer zu erreichen. Das Wort Fokus kommt von Lateinisch „focus“ für „Feuerstätte“, „Herd“ oder „Brennpunkt“. Durch das Bündeln des Sonnenlichts wird die Wirkung um ein Vielfaches verstärkt. Die gesamte Energie wird auf einen Punkt konzentriert. Das spricht auch in unser Leben hinein. Schließlich neigen wir oft dazu viele Baustellen zu öffnen, in der Arbeit oder auch im Privatleben. Wir halsen uns unglaublich viele Dinge gleichzeitig auf und möchten alles auf einmal erreichen. Dabei verbauen wir uns den eigenen Erfolg und letztlich steht über jeder Baustelle: „Die Unvollendete!“ Unzufriedenheit macht sich breit. Wer versucht alles auf einmal zu tun, der tut nichts richtig. Es ist Zeit Prioritäten zu setzen, den Fokus einzustellen, um die angestrebten Ziele zu erreichen, Schritt für Schritt, Baustelle für Baustelle. Dann ist die Überraschung groß wie schnell man vorwärtskommt.
Getting things done
Seit vielen Jahres ist „Getting things done“ eine sehr beliebte Zeitplanungs-Methode. Sie schafft Ordnung, Übersicht und Struktur. Eine Todo-Liste kann ein scharfes Schwert sein, um sich durch eine Fülle von Aufgaben durchzukämpfen. Das Thema Fokus ist dort auch ein wichtiges Element. Aber es birgt auch Risiken. Wer kennt das nicht, am Tagesanfang ist man noch voller Elan und Eifer und stopft seinen Tag mit Todos voll. Frisch ans Werk, Ärmel hochkrempeln und los geht’s. Aber schnell passieren unvorhersehbare Dinge. Ein Anruf, eine E-Mail vom Chef, ein Meeting oder die plötzliche Krankheit des Kindes macht einem einen Strich durch die Rechnung. Innerhalb von Sekunden wird die Planung wertlos. Hier fehlt es an Agilität. Das sture Abarbeiten kann schnell wegführen von Eigenverantwortlichkeit und die Vogelperspektive geht verloren. Man wird zum Sklaven seiner eigenen Planung und ist nur noch beschäftigt seine Punkte zu bewältigen. Insbesondere eine Führungskraft ist mehr als eine Arbeitsdrohne, sie muss das große Ganze im Blick behalten und eingreifen, wenn es notwendig ist. Eine Möglichkeit zur Änderung von Zielen, Meilensteinen und Aufgaben muss gegeben sein und ist unabdingbar im Berufsleben und im Privatem. Flexibilität, Engagement und Fokus sind herausragende Eigenschaften und ein wichtiger Bestandteil in unserer Persönlichkeitsentwicklung. Es sind die Säulen die einen Lehrling zum Meister werden lassen.
Agilität
Agilität ist ein zentrales Argument in der Wochenplanung. Schließlich ist es nicht so wichtig ob ein Ziel am Montag oder Dienstag erreicht ist. Wichtig ist, dass die gesetzte Priorität in der Woche abgeschlossen wird. Die Folge davon ist deutlich mehr Freiheit und Freiheit ist eine Triebfeder von Kreativität. Wer sich nicht ständig gehetzt fühlt ist produktiver und hat deutlich mehr Freude an der Arbeit, aber auch am Leben selbst. Wer die Woche grob plant und sich Gedanken über Prioritäten macht, wird am Ende deutlich entspannter ins Wochenende gehen, mit dem Wissen seine Ziele erreicht zu haben. Unterschätzen wir niemals den Wert einer gut abgeschlossenen Woche, besonders für‘s Wochenende. Wer in Zufriedenheit ruht, tankt wirklich auf.
Als ich das letzte Mal mit jemandem aus meiner Familie über Zeitmanagement gesprochen habe, musste ich feststellen, dass ein völlig falsches Verständnis von Zeitplanung in den Köpfen der Menschen steckt. Auf die Frage hin, wie er plant antwortete er mir: „Ich hab‘ doch Outlook!“ Ja, antwortete ich, aber ich spreche nicht von Terminplanung, sondern von Zeitmanagement. Nach ein paar Sekunden der Stille wurde ich daraufhin gefragt wie ich das meine … Zeitmanagement bedeutet die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft im Blick zu haben. Aber nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Ziele. Ein unabdingbares Instrument ist die Reflexion und eine bedeutsame Triebfeder für Verbesserung und Veränderung. Es braucht eine offene, ehrliche Kommunikation und Transparenz untereinander. Dann wird Teamarbeit zum „Hammer“ im Werkzeugkasten eines Unternehmens.
Produktivität
Maximale Produktivität wünscht sich wohl jeder. Die viel kniffligere Frage ist: „Was bedeutet eigentlich Produktivität?“
Produktivität heißt nicht wie im Hamsterrad Ergebnisse zu liefern oder maximal viele Stunden zu arbeiten. Es meint die schöpferische Kraft, das Hervorbringen von konkreten Ergebnissen. Wir haben schon oft die Erfahrung gemacht, dass Produktivität – im Nachhinein betrachtet – nicht zwangsläufig etwas mit dem erbrachten Einsatz zu tun hat. Produktivität bringt nichts, wenn sie nicht mit den Zielen übereinstimmt. Die beste Marketinganalyse ist nichts wert, wenn sie für das falsche Produkt erstellt wurde. Was nützt die beste Verhandlung im Einkauf, wenn die Teile nicht gebraucht werden. Produktivität ohne das passende Ziel und den richtigen Fokus wird uns nicht weiterbringen. Ein „Produktivist“ zu sein ist etwas Erstrebenswertes, aber nur wenn es einem höheren Zweck dient. Keine Zeit zu verschwenden, sondern sie auszukaufen, ist zwar enorm wichtig, aber man sollte sicher sein, in das Richtige zu investieren.
Reflexion
Nicht zu vergessen ist die Reflexion, schließlich ist nicht die Menge des Outputs entscheidend, sondern vor allem die Qualität.
Reflexion ist in ihrer Wichtigkeit nicht genug zu betonen. Die Woche ohne Reflexion abzuschließen ist ein Fehler! Die Woche rückwirkend zu besprechen, zu reflektieren und auszuwerten ist ein Schlüssel für uns alle. Echtes Wachstum kommt nur zustande, wenn man nochmal alles Geschehene prüft, aber auch sich selbst. Reflexion ist ein weiterer Baustein im Zeitmanagement und auch in der Persönlichkeitsentwicklung. Wer hat uns in dieser Woche beeinflusst? Was können wir verbessern? Was hat uns Probleme oder Sorgen bereitet?
Wer einen Wochenabschluss macht, kann loslassen, lernen und sich neu ausrichten.
Die Reflexion bewertet die Arbeit, aber auch den Arbeiter. Jeder, der reflektiert, stellt sich und sein Handeln in ein prüfendes Licht, um sich stetig zu verbessern und Anpassungen vorzunehmen.
Ganzheitlichkeit
Will sich jemand wirklich positiv verändern, so ist eine Kombination aus Fokussierung, Agilität, Reflexion und Produktivität notwendig. Dabei sein Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, ist sehr herausfordernd.
Der weekview EPTW Zyklus (Erkennen – Planen – Tun – Wurzeln) ist sozusagen ein Sicherungsmechanismus mit dessen Hilfe wir unseren Fokus, unsere Produktivität, unsere Agilität und unsere Reflexion auf den Prüfstand stellen können. Mit dieser Kombination bietet weekview seinen Kunden einen Weg das Beste aus ihrem Leben herauszuholen. Es ist der Schlüssel zu einem erfüllten Leben mit Sinn und Verstand.
Es geht eben in erster Linie nicht darum erfolgreich zu sein oder viel Geld zu besitzen. Es geht darum ein wirklich lebenswertes Leben zu führen. Schließlich haben wir nur eines davon.
Euer Markus Karbaumer
